El tan anhelado concepto de “productividad” es la meta de todo equipo de trabajo en el desempeño de sus funciones.
Dicha productividad es entendida como la que mide la eficiencia de producción por unidad de trabajo o capital utilizado, y se calcula dividiendo la productividad del empleo por el total de horas trabajadas. Siendo “más productividad por menos horas de trabajo” la fórmula del éxito.
Y es que ser productivo puede llegar a ser la clave del éxito profesional o personal, que te convertirá en engranaje clave en cualquier trabajo que desempeñes, haciéndote subir escalones hacia la cima del logro profesional. Sin contar que también te permitirá sentirte menos agobiado en el trabajo y contar con más tiempo libre para tu vida personal.
Para esto, las personalidades más exitosas en el mundo de los negocios tienen en común una serie de hábitos que los vuelve más productivos en sus labores.
El equipo de Timenet, especialistas en gestión empresarial, sabe cuales son y nos las explica a continuación:
Dormir con regularidad
La clave de la productividad está en una mente descansada. Por eso, según los expertos, lo aconsejable es descansar entre seis y ocho horas al día. De hecho, hay otro detalle aún más importante, la constancia en el sueño: dormir y levantarse a la misma hora. Dentro de lo cual, incluso las pequeñas siestas también pueden ayudar a ser más productivo.
Sin embargo, la realidad es otra y muchas personas suelen dormir solo cuatro horas de la cantidad recomendada o a veces, se regalan diez, interrumpiendo la rutina tan sagrada que el cuerpo debe tener.
Fijar objetivos
Cuando trabajas con objetivos factibles y deseables, mejoras la eficiencia y productividad al máximo. Por eso debes fijarte metas realistas, que no sean muy difíciles de conseguir pero supongan un esfuerzo en el día a día, que se puedan alcanzar en tiempo estipulado. De esta forma irás alcanzando tus objetivos y te irás estimulando a través de tus logros.
Trabajar con horarios y cronogramas
Para organizarse bien y poder ser productivo la clave está en hacer una lista de tareas y deberes, plantarse delante de ellos y distribuirlos en el calendario. Te recomendamos, por ejemplo, realizar cronogramas mensuales, semanales e incluso diarios. De esta forma se distribuye mejor el tiempo y se consigue mayor eficiencia en cualquier tarea.
Programar el trabajo en bloques
Este punto está muy relacionado con el anterior ya que, una vez se ha concluido toda la lista de tareas distribuida en el tiempo, lo más práctico es organizarla por bloques temáticos.
De esta forma la cabeza trabajará centrada en un mismo tema durante un periodo de tiempo (no más de 50 minutos) y con la siguiente tarea descansará, pudiendo cerrar el trabajo anterior y desconectar.
Establecer una recompensa
No hay nada que nos estimule a seguir siendo cada vez más productivos, que la recompensa a nuestro trabajo duro. Por eso, para motivarte, puedes hacerte auto regalos cada vez que cumplas tus objetivos. No hace falta que sea un viaje, puede ser un paseo, comerse un dulce que te guste, desconectar con vídeos de internet, etc.
Organiza tu espacio
Sentirse bien en el espacio de trabajo es muy importante. Para lograrlo, debes mantener tu escritorio siempre limpio y despejado, sin elementos que te puedan distraer. También puedes ayudarte a concentrarte utilizando velas aromáticas o incienso.
La luz también es clave para focalizarte en tu trabajo: evita estar muy a oscuras o estar sobreiluminado, pues se cansarán los ojos y cualquier tarea comenzará a resultar más pesada y complicada.
Meditar
El estrés de nuestro propio trabajo suele llevarnos directo a la improductividad. Por eso, es muy recomendable mantener ritmos tranquilos de trabajo y hacer paradas para descansar.
En este caso, la meditación suele ser una gran aliada para estar en paz con nosotros mismos. Si estamos bien en nuestro interior, realizaremos de una forma más efectiva los trabajos del exterior.
Automatizar tareas
Dentro de nuestros trabajos siempre tenemos algunas tareas que debemos repetir todos los días, como en el caso de responder nuestros correos electrónicos, escribir informes, estudiarse alguna lección… las cuales solemos hacer de forma automática; pero que suelen robarnos el tiempo de otras tareas de mayor importancia.
Para que no se conviertan en trabajos ‘ladrones de tiempo’, establece un momento determinado al día para llevarlos a cabo y verás que serás mucho más eficiente.
Evita la frustración por no cumplir objetivos
Aunque hayamos establecido unos objetivos no tienen por qué ser inamovibles. Más bien debemos dar un espacio a la flexibilidad para no frustrarnos por no conseguir lo que queríamos.
Una reunión fallida o un examen suspenso no son el fin del mundo, y más bien nos sirven como experiencias para aprender de nuestros errores y luego, aplicarlo en una nueva oportunidad.
Usa a la tecnología como tu gran aliada
Hoy en día existen multitud de aplicaciones y programas que ayudan a organizarse para ser más productivo y mejorar la eficiencia de nuestro trabajo, los cuales puedes usar a tu favor para ayudarte a rendir más y mejor en tu jornada laboral.
Gánale a las distracciones
Este consejo lo tomamos como un punto a parte pues es de los obstáculos que más cuesta vencer para alcanzar la anhelada productividad laboral; y es que ¿quién no lidia con una cantidad cada vez mayor de tentadoras distracciones?
Sin embargo, también existen unas reglas muy estrictas que nos debemos autoimponer para lograr hacer más cosas más rápido y completar nuestro trabajo en el periodo más corto de tiempo.
Lo primero, es acostumbrar a la mente a salir de nuestros viejos (malos) hábitos y lograr seguir estas beneficiosas prácticas:
- Desaparece
Lo primero es intentar estar lo más lejos posible de las distracciones y centrarte por completo en una tarea cada vez. Esto porque si haces muchas cosas a la vez, suele pasar lo de que aquellos que intentan ser los más multitasking, terminan siendo todo lo contrario.
- No luches contra las distracciones
Quienes hacen más en menos tiempo no luchan contra las distracciones; sino que saben que es imposible hacerlo.
Lo que hay que hacer es trabajar en cortos estallidos, con altos niveles de atención concentrada, para beneficiarse de la satisfacción de avanzar en un proyecto importante en cada momento y miden el éxito al responder satisfactoriamente a la pregunta: «¿Qué he terminado hoy que era importante para mí y para la organización para la que trabajo?».
- Simplifica
Como dice Laozi, «para alcanzar conocimiento, añade cosas todos los días; para alcanzar sabiduría, elimina cosas todos los días».
Por lo tanto, debemos reorganizarnos y pensar ¿qué podemos dejar de hacer? Esto porque, por ejemplo, suele pasar que las costumbres nos llevan a seguir haciendo tareas que llega determinado momento que no hacen falta hacer.
También debes intentar no asumir más tareas sin preguntar primero: «¿por qué es esto de verdad importante?». Y es que a menudo decimos que sí incluso antes de tomar una decisión consciente.
También es bueno pensar qué se puede simplificar. Por ejemplo, puedes reducir los emails e informes al mínimo.
- Encuentra tu ritmo
Haz por la mañana el trabajo que requiera pensar. Pasa los primeros 60 minutos de tu día en la tarea o las dos tareas verdaderamente importantes que tienes que hacer, en vez de perder todo ese tiempo en solo limpiar el correo para sentirte al tanto de todo.
Para determinar cuales son las tareas en las que te debes enfocar en estos primeros momentos de productividad, puedes hacer una lista la noche anterior. De esta forma estableces intenciones claras, algo que al cerebro le gusta porque le permite centrarse en lo que está bajo su control.
- Refuerza
Sacarás adelante mucho más trabajo y más rápido si organizas tus funciones de forma activa para poder centrarte en lo que eres bueno y, mejor incluso, practicar para ser incluso mejor en lo que se te da bien. Esto en vez de enfocarte en intentar hacer a toda costa aquello que no se te da tan bien.
- Ten cuidado con los robots
Ten cuidado con intentar ser demasiado eficiente. Ya para eso existen los robots, los cuales ya están asumiendo trabajos y transformando industrias.
Mejor céntrate en ser eficaz: por ejemplo, trabajar en la tarea más importante, que te obliga a pensar y ser creativo.
- Sé sincero
A menudo son nuestros propios hábitos profundamente arraigados los que nos impiden hacer más cosas y más rápido. Un ejemplo muy claro de esto son las horas que pasamos en reuniones largas y mal gestionadas, o cuando cambiamos constantemente de una tarea a otra, ya que al final no logramos concentrarnos al 100% en ninguna de ellas.
- Evita los libros y artículos de autoayuda
Es fácil acudir a los libros de autoayuda cuando te planteas frente al problema de nunca lograr hacer todas las cosas que necesitas o quieres hacer en el tiempo que tienes.
Sin embargo, esta es otra forma de perder tu valioso tiempo y distraerte del trabajo que tienes que hacer. Lo mejor es comenzar a aplicar estos consejos ya y poner manos a la obra en terminar tu trabajo.
