Para un autónomo, controlar el gasto es vital. Piensa que un trabajador por cuenta propia no cobra un sueldo fijo a fin de mes. Su retribución proviene del dinero disponible después de efectuar los pagos. Debe prever con antelación los gastos a los que tiene que hacer frente. Dentro de ellos, sus obligaciones con Hacienda ocupan un papel primordial.
Los autónomos pagan a Hacienda cada tres meses el I.V.A. y el I.R.P.F. más una regularización anual que coincide con la campaña sobre el Impuesto de la Renta.
Seguro que todos conocemos autónomos que parece que van coleccionando facturas. Piden factura de todo. Del ticket de gasolina cuando salen de viaje, de las comidas de trabajo en el restaurante, del material de oficina que compran en la papelería. Si tributan por una modalidad que se llama “estimación directa”, cualquier gasto que realicen relacionado con su actividad profesional desgrava.
Los trabajadores autónomos están sujetos a una serie de responsabilidades económicas y fiscales mayores que cualquier ciudadano de a pie. Fundamentalmente, porque realizan una actividad empresarial directa. Para ellos es fundamental saber cuando tienen que hacer los pagos y qué cantidad deben abonar. Deben tener el dinero reservado. Un retraso en los pagos a Hacienda implica un recargo del 20%.
Los gestores de Solfico, una asesoría para empresas y autónomos con sede en Barcelona y en Vilanova i la Geltrú, nos comentan que disponer de herramientas informáticas es importante en esta tarea. El autónomo va sabiendo cuando tendrá que pagar a medida que transcurre el trimestre. Esto le permite hacer una planificación para disponer del dinero y reducir los gastos, por otro lado.
En España existes dos sistemas de tributación para trabajadores autónomos: por módulos y por estimación directa. Veremos en qué consiste cada uno de ellos y las ventajas que reporta la tecnología para controlar el gasto fiscal.
Pago por módulos.
Es la forma más sencilla de tributar a Hacienda. Se trata de una cantidad fija que se paga cada trimestre, en concepto de I.R.P.F. e I.V.A. repercutido, con independencia de la marcha de la empresa. El importe de esta cantidad está determinado por varios varemos en función de la actividad que se desarrolle. Tiene la ventaja de que el gasto es más predecible.
Decía un profesor que tenía en la universidad, que el pago por módulos es la modalidad típica para las profesiones y oficios que existían antes de que llegara la democracia. Sin embargo, la compañía de seguros Plus Ultra indica en su blog que hay más de 400.000 autónomos en España dados de alta bajo esta modalidad.
Para cotizar por módulos es necesario cumplir los siguientes requisitos:
- La actividad debe estar inscrita en la Orden del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y no rebasar la cantidad fijada para dicha actividad.
- Debe tener un rendimiento íntegro anual inferior a 250.000 €. Para los profesionales obligados a emitir facturas, el límite se cifra en 125.000 €.
- El gasto en bienes y servicios no puede superar los 250.000 € al año, excluyendo el I.V.A.
- La actividad económica debe desarrollarse exclusivamente en territorio nacional.
- Ninguna actividad que desempeñe debe estar sujeta a tributación por estimación directa.
- Debe acogerse a algún régimen especial de liquidación del I.V.A.: I.V.A. simplificado, Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca o Recargo de Equivalencia.
Aunque para determinar el pago de impuestos se tienen en cuenta criterios como el tipo de actividad, la superficie de las instalaciones, la potencia eléctrica contratada y el número de trabajadores asalariados a su cargo (si se tienen), el autónomo que tributa por módulos deberá conservar las facturas emitidas y pagadas; llevar un libro de registro de bienes de inversión, si hay amortizaciones; y un registro de ventas, si el rendimiento íntegro anual se calcula en función de las operaciones.
Estimación directa.
Consiste en un pago variable calculado en función de los beneficios de la empresa. Así, los trimestres en los que se obtengan menos ingresos netos, se pagará menos, y los trimestres con mayores beneficios, se pagará más
La web Infoautómos señala que están obligados a pagar en esta modalidad, todos aquellos autónomos que facturen más de 600.000 € al año, así como aquellos que pudiendo tributar en la modalidad de Módulos hubieran renunciado a hacerlo, presentando el formulario 036/037 de modalidad censal. A eso hay que añadir ciertas actividades profesionales relacionadas con el mundo digital y las nuevas tecnologías no contempladas en los regímenes simplificados.
Para calcular la base imponible sobre la que se aplica el impuesto es muy sencillo. Son los ingresos menos los gastos.
Respecto a ingresos, se computan las ventas, el autoconsumo, las subvenciones y las indemnizaciones.
Los gastos deducibles serán todos aquellos que estén relacionados con la actividad económica de la empresa: proveedores, materias primas, gastos de personal, seguridad social, alquileres, reparaciones, suministros, servicios de profesionales independientes, servicios exteriores, tributos deducibles (IAE, IBI), gastos financieros, amortizaciones, etc.
Para calcular la cuantía del impuesto se aplica un 20% sobre el resultado neto desde que empezó el año hasta la finalización del trimestre, menos las retenciones realizadas en los trimestres anteriores. En las actividades agrarias, ganaderas y pesqueras, el porcentaje se reduce al 2%.
La declaración se hace presentando el impreso modelo 130, el día 20 de los meses de abril, julio y octubre; así como el 30 de enero. En el impreso se consigna un número de cuenta en el que la Agencia Tributaria efectúa el cargo. Finalmente, cada año, se realiza una declaración anual en el que se regulariza el pago de todo el ejercicio. Aunque un trimestre el resultado de la declaración sea negativo o a devolver, el autónomo está obligado a presentarlo.
Para realizar la liquidación del I.V.A. por estimación directa es igualmente sencillo. Se resta al I.V.A. repercutido (cobrado en los productos y servicios vendidos por el autónomo) el I.V.A. soportado (pagado en los diferentes gastos.)
Para ello, el autónomo debe presentar una copia de todas las facturas y justificantes de pago y cobro que avalen la información facilitada. También tendrá la obligación de conservar las facturas para ponerlas a disposición de Inspección de Hacienda, si se lo solicitan.
Para tributar por este sistema, el autónomo está obligado a llevar una contabilidad básica, en la que se incluye el libro de registro de ingresos, el libro de registro de gastos, el libro de registro de bienes de inversión y el de registro de provisiones y suplidos.
Recargo de equivalencia.
Este no es una modalidad de tributación, sino una opción de liquidación del I.V.A. pensado para el comercio minorista. He querido incluirlo en el artículo porque se trata de uno de los sistemas más utilizados por el pequeño comercio.
Para Hacienda, un minorista es aquel en el que más del 80% de su facturación viene de la venta directa al consumidor final, y donde no ha tenido que efectuar ninguna transformación del producto por sí mismo.
El minorista no está obligado a llevar ninguna contabilidad del I.V.A., pero sí debe realizar la liquidación trimestral. Es este caso se le aplicará un porcentaje reducido sobre su facturación comercial. Sí sus productos están sujetos a un I.V.A. del 21%, pagará un 5% de la facturación declarada. Si están sujetos a un I.V.A. reducido del 10% pagará un 1,4%. Si sus artículos tienen un I.V.A. del 4% pagará un 0,5%, y en el caso de los estancos pagan un 1,5%.
Este sistema de declaración se diseñó para las tiendas que efectúan una gran cantidad de pequeñas ventas al cabo del mes y donde es complicado emitir una factura para cada comprador. Tiene la ventaja de que no es necesario efectuar ninguna contabilidad del I.V.A., pero en su contra hay que señalar que el producto que compran a los proveedores mayoristas les sale más caro, ya que pagan la mercancía a un 21% de I.V.A., por ejemplo y solo cotizan por un 5% en la venta final.
La ayuda tecnológica.
Podemos decir que, hoy por hoy, el registro y la contabilidad de las ventas y los gastos se realizan de manera automática por medio de programas informáticos. Estos programas emiten informes actualizados, disponibles en el momento en el que lo requiera el autónomo, el gestor o para presentarlos a Hacienda.
La posibilidad de emitir facturas digitales o de escanear las facturas físicas ayuda a realizar una gestión ágil de manera telemática.
La informática ha simplificado todo el trabajo administrativo en los negocios. Los ordenadores realizan gran parte del papeleo. A esto hay que añadir que determinados software van calculando el pago de impuestos en tiempo real, sin esperar a llevarse la sorpresa el día que hay que presentar el pago trimestral. Esta medida es especialmente interesante para los autónomos que tributan por “estimación directa”, donde el pago de impuestos puede variar de un trimestre a otro.
La informática, si se le saca partido, puede ser bastante provechosa para tomar decisiones con las que reducir gastos y optimizar el rendimiento de los negocios. El control del gasto es clave para los autónomos y cualquier medida que vaya a potenciarlo es beneficioso.
