Cómo optimizar la productividad en una empresa

Muchos trabajadores se quejan de que las jornadas laborales no son suficiente para acabar el trabajo. Esta es una afirmación que se escucha por la calle de manera frecuente, y la verdad es que en algunos casos son cierto. Sobretodo cuando hay épocas en las que hay muchos clientes o mucha producción por las fiestas.

Pero cuando no estamos en estos casos, lo que hay es que mirar en el interior de cada trabajador y de cada empresa para ver si se están llevando a cabo los procedimientos de una forma productiva. Esto es algo que es difícil de ver, porque se trabaja de la mejor manera que pensamos, peor son cuándo van mal las cosas cuándo nos damos cuenta, y esto es lo que hay que evitar.

Las acciones a llevar a cabo

Lo principal es la gestión del tiempo. En primer lugar, hay que establecer objetivos y prioridades. Fijar los objetivos que tenemos es la llave para gestionar el tiempo correctamente, si no sabemos qué es lo que tenemos que hacer, entonces no vamos a llegar a ningún lugar. Es necesario establecer las metas que se van a perseguir, tomarse el tiempo para analizarlas, planificar la forma de alcanzarlas y poner fechas límite para ejecutar las tareas.

Establecer cuáles son las prioridades que tenemos en nuestro día a día en el trabajo es básico para alcanzar los objetivos y distribuir el tiempo productivamente, no todas las actividades son urgentes ni todas importantes. Priorizar es necesario para evitar perder el tiempo en tareas secundarias y poner demasiada atención a situaciones que aunque parezcan urgentes, no terminen siendo importantes a largo plazo. Es importante hacer una clasificación de cada uno de nuestros pendientes para saber cuáles atender y cuales prescindir.

En segundo lugar, hay que evitar las distracciones. Las interrupciones y distracciones son cosas que acompañan cada tarea que emprendemos en nuestro trabajo, lo que deberíamos hacer para gestionar nuestro tiempo de una manera más eficiente y productiva, es evitarlas y en caso de no poder hacerlo, gestionarlas inteligentemente. Por ejemplo, se deberían responder sólo los correos electrónicos que sean necesarios, los que no sean importantes podemos responderlas en otro momento tras terminar nuestra tarea. El espacio de trabajo, los ruidos, la falta de iluminación y los objetos que puedan distraernos son cosas que podemos revisar y mejorar para facilitar nuestro trabajo y evitar interrumpirlo constantemente.

En tercer lugar, no hay que posponer ni abandonar las tareas. Una de los mayores tentaciones que podemos tener en nuestro trabajo es la de posponer el trabajo cuando tenemos algún tiempo de sobra o cuando nos enfrentamos a tareas complicadas o pesadas. Este es un gran error puesto que cuando llegue el momento de entregar este tipo de pendientes, vamos a tener muy poco tiempo para llevarlos a cabo y seguramente vamos a entregarlos incompletos o mal realizados.

Lo recomendable es asumir que existen tareas más complicadas y extensas que otras y que lo mejor es darles prioridad para entregarlas a tiempo y de la mejor manera. De lo contrario, vamos a reducir la productividad y a poner en entredicho la calidad de nuestro trabajo y desempeño dentro de la organización. Abandonar una tarea que hemos empezado a causa de complicaciones u obstáculos es otra falla crónica, rendirse no es una opción, rediseñar la estrategia para completar el trabajo sí lo es.

Por último, hay que saber decir que no. Los compañeros de trabajo piden ayuda en muchas ocasiones para completar sus tareas y es difícil decirles que no. Pero es muy importante no permitir que las demandas de los demás nos agobien y nos quiten el tiempo destinado para completar nuestras propias tareas, que lógicamente priman sobre las de los demás.

Cuando pensamos en productividad, se nos viene a la cabeza la gestión de los envíos de los productos que compramos por Internet. Esto cobra sentido con empresas que además de enviar, tienen que producir los bienes que se envían. Es el caso de Sregalo, el distribuidor oficial de Roly, especializado en la venta de camisetas al por mayor, entre otros productos. Gracias a su experiencia de más de veinticinco años, se han convertido en un referente nacional.

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